仕事においての会議は、どこの職場でも行われていることだと思います。
私は職場を転々と変えてきているからこそ身をもって感じたことは、企業によって会議の質も違うということです。
まったく無意味だと感じてしまう会議もあれば、企業によっては、決して無駄がなく、非常に有意義な時間だと感じられる会議もあります。
今回は、そんな会議の仕方の違いについて、個人的な感想も交えて書いていこうと思います。
議題を決めておく
そもそも、この会議は本当に必要なのか？
無意味だと感じてしまった会議では、上司がいきなり「この議題に対して、どう思いますか？」と話を振るので、みんな考えるだけで時間が経過してしまっていました。
誰も何も意見を言わない空白の時間が存在するため、時間が非常にもったいないと感じてしまいました。
一方で、無駄のない会議は、事前に会議での議題を共有しています。
何について話し合うための会議なのか明確にしておくことで、参加する人たちにとっても事前に理解を深めておくことができます。
また、各々が意見をまとめておけるので、すぐに本題に入ることができ、無駄な時間を過ごす必要もなくなります。
時間制限を設けておく
生産性のない会議では、その場で意見を求めておきながら、参加者からのアイデアが出たところで最終的にはなんの解決にもならずに終わります。
結局、時間だけが長引き、帰る時間が遅くなるだけでした。
一方で、生産性の高い会議では、あらかじめ終了時間が決められているので、時間とともに結論が出されたり、決定事項が明確になっています。
場合によっては、その次のステップで何をするかまで決まっています。
あらかじめゴールを決めておくことによって、時間が来たら、強制的に終わらざるを得ません。
会議の時間は、30分だったり、1時間だったり、終了時間を決めておく必要があります。
ダラダラと無駄な会議をする必要もないので、自然と内容の質も高まります。
一人ひとりが当事者となって発言できること
仕事に対する姿勢として、一人ひとりが当事者意識を持って仕事に臨むことが大切だと考えています。
会議の場においては、特に人数が増えてくると、それだけ当事者意識も薄れていってしまいます。
特に、人数が10人以上ともなると、発言するのにも都度ためらってしまったり、早く終わらないかなーという思いが先行するため、意見を持っていたとしても飲み込んでしまったりすることの方が多いです。
そもそも、早く終わらないかなーと考えてしまっている時点で、その会議が決して有意義なものとは言えないと思います。
一人ひとりが当事者となって意見を言えるようにするには、まずは、少人数で向き合うことが大切だと思います。
議事録の取り方にも工夫を
会議で必要になってくる議事録をまとめる場合、会議に参加しながらメモを取って走り書き→後日、文書として打ち込む・まとめる・修正→メールに添付して共有する。といった流れが一般的だと思います。
でも、できる人たちは、ノートPCを利用しながら、その場で資料を作成してファイルを共有しています。
職場の違いかもしれませんが、その場で行なうことによって、誰もが内容を把握できたり、直ぐに情報をアップデートをすることができます。
今すぐにやることによって、後になって文章をまとめたり、構成に悩んだり、無駄な修正を行なう手間も省けます。
なによりも、時間の短縮になるので、圧倒的に効率が良いです。
会議の場で大切なこと
会議の場において、なによりも大切なのは「自分の意見を言う」ということだと思います。
会議の場において、少なくとも何も発言しないよりは良いですし、そもそも議論するための会議でもあります。
会議で発言することによって、相手にも自分の意見が伝わります。
発言することによって、決してネガティブに取られることはないので、積極的に関わっていくことで自分に自信をつけることができます。
沢山の意見を交換することにより、アイデアが生まれることもあります。
仕事でパフォーマンスを発揮するには、自分が当事者となって、自ら行動することが大事です。
問題解決に意欲的に取り組む姿勢こそが大切になってきます。
最後に
会議ひとつにおいても、仕事が出来る人の世界は違うと改めて感じます。
能率の良い会議を行なうことによって、社内で円滑なコミュニケーションが生まれたり、チームとしての連携プレーも、より高まります。
無駄な時間を過ごさないためにも、生産性のある会議は必要だと言えると思います。
コメント