事務職として働いていて感じるのは、正確さは勿論、迅速に対応できるスピードも当たり前のように求められます。
私は事務職が向いていないと自覚しているだけあって、データ入力が苦手で他の人よりも全く仕事ができません。
隣で正確かつ迅速に入力している先輩は要領よく仕事をこなしていて、つくづく感心させられます。
今回は、そんな私が行なってみて効果のあったと思った対処法について書いていきたいと思います。
目次
早く仕事を覚えるために
事務職の基本的な作業として、データ入力を行なうことが多いです。
しかし、途中で「あれ？なんだったっけ…？」と思うことが多くてよく手が止まってしまうことがあります。
商品の受発注管理を行なう際の一例を挙げると、品番、名称、仕入れ先、商品コード、仕入れ価格などを入力しなければならないケースなどが発生します。
必要事項を入力する際、頭の中に入っていることだったら直ぐに打ち込めるのですが、全てを記憶している訳ではありません。
その知りたい情報がどこに書いてあるのかすぐ分からなかったりもするので、その都度、入力する手を止めることになります。
私は、調べているうちに作業が進まないといったことが実際によくあります。
周りの先輩方のようにスムーズに仕事を進めるためには、長年の慣れもあるのかもしれません。
でも、サクサクと仕事をこなすためには、ある程度の工夫や努力も必要だと思います。
頻繁に使うことは整理しておく
私は日々の業務に追われるあまり、常に手一杯で就業時間以外の時間を使ってまで仕事に取り組む余裕なんてありませんでした。
仕事中に忘れないようにメモしておいたことも、紙に走り書きする程度で満足して終わってしまっていました。
しかし、分からないことが再び出てきた時、どこかに書いたということは覚えていても、あまりにも量が多くて、すぐに見つけられないといったことがあります。
私は人一倍、出来が悪かったり、仕事を覚えるのが遅く慣れるまでに時間が掛かってしまいます。
きちんと項目ごとにまとめていないと、自分でもどこに何が書いてあるか分からないので、余計な時間までロスしてしまいます。
そこで、頻繁に使う事柄ほどノートに書いてまとめておいたり、PC上のデータ上で管理しておくと非常に便利になりました。
分かりやすくノートに要点をまとめるだけでも自身の理解が深められるようになります。
咄嗟に忘れたり、分からなくなったりした時、直ぐに見つけ出すことができます。
具体的にいうと、仕入れ先の締め時間や最短出荷日、担当者の連絡先、よく出る商品の品番やサイズや値段をまとめておくといったことです。
実際、一覧にしておくことで、かなり見やすくなるので逐一調べる手間も省くことができるようになりました。
方法はノートや手帳に手書きでも良いですし、エクセルなどのデータで管理しておくと、検索を掛けて探しやすくもなります。
自分なりにノートやデータ上でまとめることによって、以前より格段に作業スピードが上がるようになり、作業効率が格段にアップしました。
当たり前といえば、当たり前のことです。
でも、そんなこと周りの大人たちはいちいち誰も教えてはくれません。
仕事を出来ないまま続けていても、ずっと覚えられないままだと思います。
覚えておくと便利なPC操作
基本的なことかもしれませんが、データ入力を少しでも早くするためのPC操作も覚えておくと便利です。
ショートカットキーを覚える
逐一マウスを操作しなくても、キーボード上でメニューを操作できるショートカットキーを覚えておくと時間の短縮が図れます。
一例を挙げると、Ctrl + X 切り取り、Ctrl + C コピー、Ctrl + V 貼り付け、Ctrl + Z 元に戻す、Tab 前方オプションへ移動、Shift＋Tab 後方オプションへ移動、Alt＋Tab 画面切り替え などがあります。
詳しくは、Windowsのキーボードショートカットにも記載しています。
よく使う単語はユーザー辞書登録しておく
長い単語や複雑なローマ字も、PC上で辞書登録しておくことによって、格段に時間短縮できます。
一例ですが、「AM必着」と入力するケースが多い場合、都度入力するのではなく「ａ（あ）」を打った際に、一発で変換できるようにするための作業です。
手順
タスクバーの右側にある IME モードアイコン（画面右下の「あ」または「A」のアイコン）を右クリックして、コンテキストメニューを開く→コンテキストメニューから「ユーザー辞書」をクリックして「ユーザー辞書ツール」を開く→「ユーザー辞書ツール」の「編集」タブより「新規登録」を選択し、単語の登録ダイアログボックスを表示→[単語]ボックスと[よみ]ボックスに、登録する単語とその読みを入力。
周りの先輩たちが自然とやっていたこと
イレギュラーな事態が起こった時、普段から頻繁に連絡する訳ではないので、どこへ問い合わせれば良いのか？分からなくなりがちです。
仕事が出来る先輩は、各問い合わせ先、手順などをまとめたファイルを独自で作成して管理したりしていました。
連絡先を探したり、問い合わせてみても結局たらい回しにされたりして、結果的に時間をロスしてしまいます。
誰が見ても分かりやすいように（一番は自分が見て分かりやすいように）きちんと管理しておくといったことは、特に事務の仕事では大切なことだと思います。
最後に
１回聞いただけで初めから要領良くこなせるタイプで完璧にできたら苦労はしないのですが、決して私は要領の良いタイプではありません。
人より劣っていると思う部分があるなら、少しでも普通の人よりも時間を掛けて努力する必要があると思い知りました。
周りの仕事が早い先輩たちを見ていると、自分はなんで仕事が出来ないんだろう…と落ち込むことも多々あります。
決して1日や2日で完璧にこなせるものではありませんが、何事も日々の積み重ねが大事なのだと思います。
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