営業事務の仕事の一部である受発注管理の中で、最も気を使わなければならないのは、商品を正確に手配することです。
私達が少しでも打ち間違いをしたり、手違いがあっただけで仕事に大きな支障をきたすことになってしまいます。
どんな仕事でもそうかもしれませんが、決してミスは許されません。
今回は、私が従事していた営業事務の中でもデータ入力をする受発注管理の実態について書いていきたいと思います。
受発注のデータ入力で大変なこと
顧客から注文が入ったら、PCのシステム上にデータを入力し、発注手配を掛けていきます。
商品によって、それぞれ締め時間が異なるため、優先順位をつけて取り組んでいかなければなりません。
特に、繁忙期は常に時間との勝負なので、社内は慌ただしい状況であることが多いです。
発注数の単位を間違えてしまったり、納品先を間違えてしまうと、あらゆる方面で色んな方に多大な迷惑が掛かってきてしまいます。
数字や金額が1桁違うだけで会社の利益や損失に大きく関わってきます。
ミスが度重なると、お客様や担当営業の信頼を失いかねません。
データ入力を行なう際は、正確かつ迅速に処理する能力が求められます。
受注したデータを社内のシステムに入力していくのですが、会社によって注文内容のフォーマットが違うため、決して全て同じように処理していけば良いという訳ではありません。
注文内容が間違っていないか確認する際に、会社によって視覚的にチェックする項目が違うため、自分のルーティーン通りにいかない部分は多いです。
注文書の隅々にまで目を通しておかないと、見落としてしまった箇所が後々ミスに繋がってしまうこともあります。
書いてあることが反映されていないと、全て自分の責任になってしまうこともあるため、常に見落としがないか注意が必要です。
営業事務の大変なところ
全て完璧にこなせたら、誰も苦労はしません。
しかし、こういう場合は、どうするの？といった判断を常に問われます。
立ち止まって考えている暇もないくらい、次から次へと発注は来るし、作業量は多くて余裕なんてありません。
周囲も忙しそうだから、これは聞いて良い内容なのか、それとも自分で考えれば解決できる問題なのか？と悩んでしまうことも多いです。
まずは、それを見極める必要があるため、頭の回転の早さも求められると思います。
様々な局面で壁にぶちあたることもあるので、常に神経を使うような仕事ではあると思います。
ミスが許されない責任の重さ
仕事でミスをしてしまうことは誰にでもあると思います。
うっかり間違えてしまっても、取消しすることができれば何の問題もないのですが、そう簡単な問題でもありません。
これくらいで大丈夫だろう～なんていう気持ちで気楽にやっていると、本当に、後から大変なことになりかねません。
そもそもミスをしていることにすら気付かないでいることの方が多いです。
ミスが発覚すると、余計な処理が増え、結果的に時間の無駄にもなってきてしまいます。
後から修正を入れる方が何倍も面倒なことになるため、ミスは未然に防ぐということが何よりも大事になってきます。
そのため、とにかく確認が必要不可欠になってきます。
日頃から相手にも念押しして確認することを心掛けていました。
相手にも確認することの大切さ
納期が書いていないから最短で手配したら明後日になるのに、当然のように「明日には欲しい」と言ってくるお客様がいました。
そこで話が上手くまとまればまだ良いのですが、些細なことでうるさく言ってくるお客様の場合だとクレームにもなりかねません。
FAXで手書きによる注文書も多いので、字が汚くてなんて書いてあるのか読めなかったり、本当に数量これで合っている？と疑問を抱くこともありました。
だからこそ、少しでも疑問に思うことがあったら確認するようにしていました。
まずは、お互いの考えの行き違いをなくすところから始まっています。
失敗したら当然、お客様にも迷惑が掛かりますし、営業さんからも怒られてしまいます。
こんなこと、いちいち聞いてもいいのか？と考えてしまうこともありますが、この時に確認しなかったせいで後から責任を問われることもあります。
その判断を見極めることが難しいのかもしれませんが、例え相手にしつこいと思われても、逐一「これってこういうことですか？」とか「念のための確認なんですが……」と、ワンクッションを置いて、何度も確認することを意識していました。
他にも、例えば色番が抜けていないか、以前の注文と二重になっていないか等、納期の他にも必要事項に不備がないかチェックしなければならない部分があります。
あらかじめ聞かないといけないことを自分なりに把握しておくというのも、スムーズに仕事を進めるためのコツだと思います。
仕事でミスを起こさないために
何度「もうこれ以上はミスをしない！」と反省していても、調子が悪い時はどうしても立て続けにミスを起こしてしまいがちになります。
1つミスが発覚したと思ったら、こっちでもミスをしていた……。
何度もチェックしているにも関わらず、知らず知らずのうちにミスを繰り返してしまう。
そんな時は落ち込み、もう本当にやりたくない……。そんな思考にさえ陥ってしまいます。
事前にしっかりとチェックさえ行なっておけば絶対にミスなんてしないと思っていました。
しかし、自分が思っているほど単純なものではなくて、様々な配慮が必要となってくるため、本当に奥が深い仕事だと思います。
決して、仕事に緊張感を持っていない訳ではないと思います。
それでも、より神経を研ぎ澄ましてさえいれば、自然と仕事でミスすることもなくなってきます。
特に、発注量が重なると優先順位をつけて、この時間までに終わらせなきゃ！という思考になります。
そういう時こそ自然と集中力は増しているので、1つひとつの発注作業に掛ける時間は少なくても、意外と間違いは起こしていないケースが多いです。
ある程度のスピード感や緊張感を持って仕事に臨むことが大切な気がします。
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