会社として管理部門の存在は必要不可欠ですが、その役割のひとつに、間違うことなく確実にデータを入力することが要求されます。
日々、ミスをしないように闘っているのですが、それでいてスピード重視な部分も往々にしてあります。
今回は、データ入力を行なう際の注意点や取り組み方について述べていきたいと思います。
間違いを起こさないために大切なこと
事務職なんて、楽で単純な作業、誰にでもできる。
そう言われることもありますが、実は奥が深い仕事だと思っています。
私は、毎日PC上で行なっているデータ入力作業の中で、自分でも考えられないようなミスを引き起こしてしまう時がありました。
あってはならない文字や数字の打ち間違い、確認の漏れ、重複、等々。
後からミスが発覚して、自分で見返してみても、何故こんな間違いをしたのか理解できない時もあります。
初めの頃は、絶対にそんなミスはしない！と思っていました。
事前にしっかりチェックすればいいだけの話だし、間違うはずがない、と。
しかし、思っていたほど単純なことではなくて、きちんと内容を理解していないと務まらないことも多いです。
これはこうかな？とか、注意して進めているうちはまだ良いのですが、なんの違和感もなく流してしまっている案件に限って、間違ってしまっていることも多いです。
どんなに、出来た！と思っていても、思わぬところでミスが発覚していたりするので、本当に油断ができません。
それが積み重なると、例え内容は合っていて不備はなくても、どこか間違っているんじゃないか……と不安になったり、それが気掛かりでストレスになったりすることもあります。
当たり前かもしれませんが、決して、間違いを起こそうとしてやっている訳ではないのです。
それでも、ミスをしたら上司から叱られるし、落ち込んでしまいます。
事務仕事は、正確にやってこそ、当たり前です。
直接、感謝されることも少なければ、それでいてミスは絶対に許されないので、時にそれがプレッシャーにもなります。
事務職に限らず、仕事において共通することだとは思いますが、確認をすることが何よりも大切です。
ミスを防ぐための具体的な対策
ミスを防ぐための対策として、まず、大前提としてデスクを広く使えるように保っておくことが大切です。
特に書類関係が多いと、大事な書類、すぐに必要な書類が、他の資料や書類の中に紛れてしまいます。
きちんと種類別に分けて、クリップで留めておいたり、クリアファイルを活用することが大事です。
仕事が出来る人のデスクは、きちんと整理整頓がされていて綺麗です。
私がデータ入力をする際に気を付けていたのは、確実にチェックを入れるということです。
間違っていないかどうか、必要事項を一つひとつ確認して、ペンでチェックを入れたり、色の着いたマーカーでもチェックします。
当たり前のことかもしれませんが、細心の注意を払いながら
・二重チェックをする。
・自分以外の人にチェックして貰う
・時間を置いてから、再度見直す。
ということを習慣にしていました。
とりあえず、一にも二にも、確認するということです。
きっと、こんなことは皆さんが日常的に実践していることばかりだと思いますが、他に方法はない気がします。
人間である以上、間違えることは誰にでもあるので、心の持ち方も大事だと思います。
同じ職場で長年働いている先輩を間近で見ていても、そう感じる部分はありました。
滅多にミスしない先輩でしたが、たまに間違えた際にも、すごく肝が据わっていた印象で、動じることなく「はあ」といった感じで、堂々としていました。
ある意味、開き直ることも大事なのかもしれないと考えさせられました。
しっかり確認したにも関わらず、ミスを引き起こすことだって十分にあり得ます。
ただ、それをいつまで引きずっていても仕方はないので、それでもやっていく根性も必要なのだと思います。
気分転換を図ることも大事
そもそも同じ作業をやり続けるということが私にはどうしても無理な部分がありました。
８時間ずっと拘束されているだけでも長いし、集中力も途切れるし、ずっと同じ作業をしていたら、頭が回らなくなり、思考回路も停止してしまいます。
目が痛くなったり、肩や腰が痛くなったり、身体にも負担が掛かってくるので、ストレスが溜まります。
そこで、席を外すことが有効的になってきます。
物理的に身体を動かすことによって、良い気分転換になります。
そして、休憩時間をしっかりと取るということも大事です。
業務時間中は、ずーっとデスクに張り付いて作業をしていたり、お昼休みの時間も、ろくに休憩していない先輩が近くにいました。
そんな先輩は、一段と作業が遅く、とても効率的とは言い難い上に、何度かミスも起こしていました。
ある程度、業務が一段落したあとや、気分転換したあとに、再度、内容を再確認してみるとミスをしていたら発見しやすくもなります。
ずっと同じ作業をしていると、どうしても視野が狭くなって、思考が偏りがちです。
適度なメリハリ感を持って仕事に臨むということが、とても有効的だと感じます。
常に確認を意識することで、ミスを未然に防ぐことができます。
集中力を持続するには
根本的に、淡々と作業を進めていける人でないと厳しい部分はあると感じています。
私は、周りから見ると、凄く「淡々としている」と言われることが多く、適職診断でも事務職に向いているという結果が出ることが多いです。
しかし、実際に就いてみたからこそ分かったのは、頑張れば黙って集中はできますが、得意ではないといったほうが正しいのかもしれません。
なぜなら、それが自分にとって、すごくストレスが溜まるからです。
自分にとっての長所を伸ばす
最終的に思うのは、自分に向いていること・できることを伸ばしていくことの方が、よっぽど自分のためにも良いし、簡単だということです。
どうしても苦手を克服しようとしたり、困難な壁にぶち当たるたびに、これは乗り越えなければならない壁だ……！と思い込んでしまいます。
やらなきゃいけない！と抱え込むと、自分自身が苦しくなって、どうしようもないくらいストレスが溜まってきてしまいます。
最終的に、できる人がやればいい話であることも多いです。
自分にとっては難しい・不得意なことでも、誰かにとっては全く苦にならなかったり、長時間やっていても疲れにくい、むしろ得意としている人は、この世の中にいます。
逆に、他人には当たり前のようにできないことが、自分にとっての強みなのかもしれません。
それが簡単に見つかったら誰も苦労なんてしませんし、悩む人もいなくなると思いますが、自分にとって向いていることを探していきたい次第です。
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