事務職にも様々な種類があると思いますが、その中でも、私が従事していたのは「営業事務」でした。
会社によっては、営業アシスタントと呼ばれていることも多いですが、外回りをしている営業を社内でサポートするのが主な仕事です。
営業事務と呼ばれている職種は、営業活動をすることはなく、基本的にデスクワークです。
商社で働く営業事務の仕事内容は、果たしてどんな感じなのか？
自身の経験をもとに、詳しく説明していきたいと思います。
営業事務の仕事内容
私が勤めていた商社の仕事内容としては、受発注管理と電話応対がメインです。
電話やメールによる注文もありましたが、アナログな会社だったので、FAXによる注文が圧倒的に多かったです。
得意先の会社によって、それぞれ違う形式で注文書が流れてくるので、それをPC上にある社内の専用システムに入力し、商品を発注するのが主な仕事です。
それに加えて、電話応対、営業さんとのやりとりも発生してきます。
場合によっては見積書を作成したり、資料を作成することもあります。
この他にも、商品の在庫管理や納期調整、伝票処理などがあります。
発注を終えた後は、納期回答に合わせて得意先であるお客様の元へ返信しなければなりません。
この連絡があまりにも遅れると、信用問題に関わることもあります。
そのため、事務処理能力のスピードも求められます。
正確な作業をすることは、大前提です。
商社は、とにかく取り扱う商品が幅広く、その都度、戸惑うことも多いので、本当に奥が深い仕事です。
商社の大変なところ
商社は、仕入先であるメーカーから商品を卸し、得意先であるお客様に商品を売っています。
人と人とを繋ぐ仕事と言えば、聞こえは良いかもしれませんが、裏を返すと板挟み状態です。
また、営業さんのサポートと、お客様の対応といった意味でも、常に板挟みです。
私が実際に経験して分かったのは、上手く立ち回ることを要求されます。
それぞれの状況を聞き取って、相手に伝えなければなりません。
自分が把握できていないことをそのまま相手に伝えたところで、相手に伝わるはずもないので、まず自分が理解しなければなりません。
特に、私たちは品番だけ等、画面上でしか商品を知らないことも多いので、なんのことを言っているのかすら分からない時もあり、その大変さはありました。
専門的なことを聞かれても、正直「知らねーよ」と言いたくなることは山ほどあります。
（正直、お客様とメーカーが直接やりとりしてくれたらどんなに楽かと何度も思いました。
でも、企業と企業の間に入っているのが私たちの役割なので、そう簡単にはいきません。）
どうしたらいいのか分からない時もあり、こういう時、機転を利かせて、スムーズに連絡を取ったり、対処していく能力を問われる気がします。
仕事のやりがい
営業事務の仕事でのやりがいは、データ入力など、物事をキッチリこなすことにやりがいを感じる方もいると思います。
また、膨大な量の仕事を、ミスなく捌くことに達成感を感じるかもしれません。
お客様や営業担当から感謝されることが、やりがいに繋がることも多いです。
お客様と電話でやりとりをすることも多いので、営業担当よりも信頼されている先輩は沢山いました。
些細なことで厳しく言ってくるお客様もいれば、結構適当で言っていることが二転三転するお客様もいます（もう、どっちだよ！と突っ込みたくなります）。
また、無駄に話が長いお客様もいらっしゃいます（…いや、親しみやすくていいんですけれども）。
名指しで依頼されることもありますし、「ありがとう」と言ってくださることは素直に嬉しいです。
正直、そんなお客様ばかりではないので、しみじみ、ここのお客様は優しいなぁ。と、有難い気持ちになってしまいます。
時には、世間話を振られることもありますし、何度かやりとりをしていると、ちょっとミスをしてしまった時も「いいよー」と快く受け入れてくれる時があります。
本来ならミスは起こさないのがベストなのですが、日頃からお客様やメーカーの方たちと仲良くなることで、多少の融通は利いて貰えるようにもなります。
外で営業を行なっている営業担当は、それぞれ売上目標を抱えています。
営業の立場からすると、少しでも多く受注したいに決まっているし、せっかく入った注文を私たちがミスを起こして台無しにする訳にはいきません。
特に月末になると、目標の金額に達成するために今月中に計上できないかお願いされることも多いです。
売上目標を達成するため、同じチームの一員として貢献できた時は、嬉しい気持ちになります。
また、納期短縮や価格交渉など、メーカーや工場・倉庫との折衝を行なう際にも、普段から信頼関係を築けていると、本来なら無理な依頼も聞いて貰いやすいです。
こうして融通を利いて貰えた時は、非常に達成感があります。
適性について
営業事務は一般事務と違い、やることが多くて大変、電話応対で忙しい、臨機応変な対応が求められる、コミュニケーション力も必要、責任が重い、営業さんとの相性に左右されるなどと言われることが多いです。
確かに、簡単で楽な仕事ではなく、大変なことは多いです。
でも、その分、身につく能力があったり、やりがいはある仕事だと思います。
営業事務は、マルチタスク（同時に色んな物事を並行して処理すること）しなければならなかったり、てきぱきと仕事を捌く能力が求められます。
適性として、まずはデスク上での仕事が苦にならないことが挙げられます。
データ入力作業を確実にこなせる人、電話応対等、臨機応変に対応できる人が向いていると思います。
あと、営業のサポートなので、きめ細やかに気を配れる方、間に立って、物事を調整することが好きな方には向いていると思います。
普段から営業さんともコミュニケーションを取って、信頼関係を築きあげておくことが大切な気がします。
最後に
一般的に、営業事務の給与は一般事務よりも高いとされています。
特別なスキルも必要とされないことが多いので、未経験でもチャレンジしやすい職種だと思います。
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