仕事でミスしてしまった時の事例と対処法〜営業事務の経験エピソード〜

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日々、事務作業の中で、何度も何度も確実に確認をして、ミスしないようにと心掛けていても、人間、思わぬところでがミスを起こしてしまうことがあります。

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今回は、私が営業事務の仕事に就いていて、実際にあった出来事について書いていこうと思います。

発注ミスが発覚した時のこと

大きな現場の案件で、大量に注文が入った時があったのですが、在庫のない商品も含まれていて、すべての商品が手配できずにいました。

入荷待ちの商品の管理をしつつ、途中で商品の変更が入ったら、都度対応をしていたのですが、とてつもなく多い数量で、何度も何度も入力し直しながら、チェックをして作業していました。

なんとか発注を終えたあと、時間が空いた時に再度、見直しを行なっていると、結果的に一部の商品を二重に発注してしまっていたことが発覚しました。

 

気付いた瞬間、超焦ってメーカーに電話で連絡を入れても、もう出荷の準備に入ってしまっているから、キャンセルはできないと言われてしまいました。

まだ納期が先の場合だと、メーカーによってはキャンセルを受けてくれる会社もあります。

でも、発注先は融通が利かない、厳しい仕入れ先です。

「どうしても無理ですか?」と粘ってみても、了承はいただくことができませんでした。

仕事をしたくなくなる

間違って注文してしまったことに気が付いたのだから、キャンセルしてくれればいいだけの話なのですが、そう簡単にもいきません。

こちらのミスなので、お客様に請求する訳にもいかず、キャンセルを断られた以上、自社で請求金額分を負担しなければならなくなります。

しかも、その発生したマイナスを埋めるための補填(赤字を埋めること)は、自分でしなければならなくなります。

この責任がついてまわるのが、つらい部分でもあります。

本当に、もう発注作業をしたくなくなります。

会って話すという選択肢

しかも、ちょうどこの時期、失敗を繰り返していたので、営業さんからまた怒られるー!と思って、慌てて直属の上司に相談しました。

すると、ちょうどメーカーの担当者が訪問しに来ている時期で、会って直接交渉してみるように言われました。

普段なら絶対にキャンセルなんて受け入れて貰えないメーカーなのですが、なんとか話をしてみたのです。

すると、担当者に「直接言われたら断れないなぁ」と言われ、こちらの要望を受け入れて貰えることになりました。

発注ミスをしてしまったことに絶望的だったので、嬉しくて、安心しました。

報告のために、自分の担当の営業さんに連絡を入れたら、キャンセルを受け入れて貰えたことにさえ、びっくりされました。

 

その後、お客さんにも連絡を入れて、私が間違ったことを正直に話したら「使うかもしれないから、一緒に入れておいてくれていいよ」って言って下さったんです。

想定外のお言葉に、なんて優しいお客様だ!って思いました。

お客様がそう言って下さったので、結局、商品をキャンセルする必要もなくなったのですが、結局なにが言いたいのかっていうと、やっぱり電話越しで話すのと、直接顔を合わせて話すのでは、違うんだな、ということです。

最後に

私たち営業事務の仕事は、お客様の顔を見て直接話すというよりは、電話での応対だったり、営業のサポート、アシスタントという役割が主な業務です。

外回りをしている営業担当者は、電話で済ませるよりも、直接会いに行くことの方が大事だと言われていることをよく耳にすることはありますが、今回の出来事を通じて、そのことを身をもって感じることができました。

やはり、相手の顔が見える分、信頼関係も築きやすいのだと思います。

 

一番良いのは、そういったミスを未然に防ぐことですが、人間が手で作業している以上、間違いやトラブルはどうしても発生してしまいます。

今回は、結果的に大きなミスに繋がらずに済んだので良かったですが、その時は大丈夫だと確信していても、後々、お客様やメーカーから連絡が入ったり、指摘を受けたり、間違っているんじゃないか、と言われるたび、本当にひやひやします。

ミスを未然に防ぐことと、そのあとの対処の仕方が肝心になってくる部分もあると思います。

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