《営業事務》実際の仕事の事例-臨機応変とは?

事務

事務でも臨機応変に行動することが​大事だとはよく言いますが、「臨機応変」と言葉では簡単に言っても、実際にその状況に合わせて都度、対応を変えていくことって、非常に難しいことだと思います。

この時、これで大丈夫だったから、今回もこのやり方で大丈夫だ。という認識が通用しない。ということでもあります。

思ってもみないところで叱られたりするので、神経を使います。

 

臨機応変とは

ある時、お客様からサンプルの依頼がきて、いつも通りメーカーに発注を掛けたら、在庫がなく、欠品だと言われてしまったんです。

その旨をそのままお客様に伝えたら、その時は何事もなく普通に電話を切って終わったのですが、後からそのことをお客様から聞いたらしい営業さんに、すごく叱られました。

実は、営業担当に一報入れれば、欠品中でもメーカーに直接交渉したり、営業担当が直接手配できるらしかったのです。

仮に正式な注文だと、欠品のことを相談したり、一報を入れないといけないのも分かりますが、サンプル依頼の時点で全て営業さんに確認や報告なんてしていないので、そんなこと言われても、当時はそんなの知らないし、それを聞いても「そうなの?」って感じた程度でした。
だから、なぜ営業さんが物凄い剣幕で怒っているのかも、すぐには理解できませんでした。

私も、その時点で営業さんに連絡を入れればよかったのですが。

これが駄目なら、他の方法はないのか?

考える必要さを学びました。

右から左へ受け流すだけじゃ駄目なんだと。

優しいお客様に救われる

ただ、すぐ謝ったのに、営業さんからは次の日になっても言われるし、すごい根に持つな、とは思いました。
(まあ、そんなことはどうでもいいんですけど)

お客様にも電話する機会があったので、改めて謝ったら「怒られた?ごめんな」って逆に謝られました。

営業さんからはすごい責められたので、優しいお客様になんだか泣きそうになりました。

まあ、お客様の方から直接、営業にきつく言っただけかもしれませんが。

営業担当者との関係性

他のお客様からサンプル依頼があっても、一度在庫がないと言われたら、普段なら営業さんは「なんとかして」なんてまず言わないし、手配できないものを自ら探してまで用意したりと、通常なら絶対にそこまでしないのに、取引先のお客様によって対応も違ってくることって、決してない訳ではありません。

​特に取引する金額が大きいお客様によっては。
実際、営業が提案している商品を選んで貰えないってことに繋がるから重要なんですけどね。

営業担当は、お客様に買って貰うために営業しに行ってるのに、せっかく注文が入っても肝心の商品が欠品等で在庫がないと売上も上がらないし、そもそも信用問題に関わるというか、信頼関係を築けない訳です。

だからこそ、˝ここの人はこういう性格だから関わる際には注意した方がいい˝とか、˝お客様やメーカーにはこういう話をして通しているから˝とか、普段からお互いの情報を共有することって大事なんだと思います。

状況によって判断することを求められることって、しばしばありますが、一人でしきりに悩んでいても、限られた業務の中だと、時間が経過するだけで解決できない場合もあります。

そういう場合は、当たり前ですが、営業担当や、周りの先輩や上司に相談することが大切になってきます。

特に、卸売のような商社の場合、取り扱っているのは商品ですが、提供しているのはサービスなので、人と人との繋がりがすべてですし、それが財産になってきます。

どんな仕事をするにしても、最終的に人と人とのコミュニケーションが必要になってくるのは、生きていくうえで欠かせないことだと思います。

 

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