《営業事務》担当営業との関係性と報告する大切さ

営業と事務

営業事務の仕事は、外出している営業の代わりに、社内で様々なサポートをすることが役割でもありました。

私が担当営業との関係性で、改めて大切だと思ったことについて書いていこうと思います。

 

営業事務の仕事内容

営業事務の主な業務として、社内に掛かってくる問い合せを受けたり、商品の納期や在庫状況を調べたり、担当営業の顧客からの注文が入ったら、社内ですべて受発注管理をしたりすることがあります。

仕事内容として、どんな感じかは、こちらの記事も参考にして貰えると分かると思います。

商社で働く営業事務の仕事内容、大変なこと、やりがい、適性について
事務職にも様々な種類があると思いますが、その中でも、私が従事していたのは「営業事務」でした。 会社によっては、営業アシスタント...

営業と事務という関係性

営業事務の場合、自分の担当する営業によって、それぞれ左右される部分が大きいと、つくづく感じます。

普段のやりとりとしては、とにかく、電話が多い。

営業さんがオフィス内にいる時の内線からも、外出している時の携帯からも。

私の場合、担当営業とは本当に仕事上でしか関わることがなく、プライベートも一切知らないので、もっぱら業務連絡なのですが、ことあるごとに電話が掛かってきます。

一日に何度も何度も、これだけ掛かってくると、もう、なんだよ!と、何度も心の中で突っ込みたくなります。

(電話のディスプレーに、自分の担当営業の名前が表示されるたびに滅入っていたので、これがイケメンだったらいいのになーって、妄想しながら働いていました。)

それでも、致し方なく、1コールで取っていました。もはや意地です。

担当部署にもよりますが、他の営業さんからも社内に電話が掛かってくるのが分かるので、それくらい、営業とのやりとりが多いような印象です。

普段のやりとり

担当営業とは世間話をすることもなかったので、どんな人物なのか全くわからなかったのですが、私が感じた印象としては、とにかく冷たいんです。

こっちから「ありがとうございます!」って言っても、絶対にありがとうとも言ってくれないし、普段、報告とか入れたら、あっそう。って感じで流されるのに、ちょっと報告が漏れたり、ミスしたりしたら、凄い言われるし。

そのため、余計に、些細なことが起きても、これは報告するべきことなのか、そうではないのか。その判断に、すごく迷うこともありました。

作業は同じだけれども、それぞれ状況が違う場合って、幾度もあります。

そういった意味で、状況に応じて頭を働かせなきゃいけないし、お客様によっても対応を気遣わなきゃいけない。

本当に、咄嗟の判断力を問われる。そんな感じでした。

《営業事務》実際の仕事の事例-臨機応変とは?
事務でも臨機応変に行動することが​大事だとはよく言いますが、「臨機応変」と言葉では簡単に言っても、実際にその状況に合わせて都度、対応...

仕事のミスに繋がってしまうこと

なんの違和感もなく進めていったことが、あとになって、ミスが発覚してしまいました。

「普通、分かるでしょ?」なんて言われても、現に分からなかったからミスを引き起こしました。

「分からなかったら、聞け」とは職場で周りから言われることはありましたが、その疑問すら沸かない時もあるので、それが仕事をする上での難しさだと思います。

人間なので、誰にでもミスをすることはあります。

それでも、正確にやって当たり前。

事務って、そんな世界です。

当たり前のように報告する

そして、学んだことは、報告は常に入れるようにしていました。

当たり前のようにも聞こえるかもしれませんが、仕事をするうえで、報連相が基本と言われているだけあって、逐一、連絡を入れることが日々の業務の中で大事だとも言えます。

当たり前すぎて、おろそかになりがちな部分ってどうしてもあると思います。

「きっと、これは、こういうことだろう。」と、自分の中で勝手に解釈していても、実際は違った、なんてことも有り得ます。

実際に、確認して聞いてみて、初めて、(え、そういう意味だったの?……いや、わかんねーよ。)と思うこともありました。

当たり前のことを確認して、いくら相手にウザいと思われようが、それが失敗に繋がるよりはいいので、念のために確認をするという連絡は常に入れるようにしていました。

最後に

私たちの社内で行なっている業務の些細なミスが担当営業の信用問題にも関わってくるので、常に神経を使うような仕事でした。

また、言われたことだけをやっていればいいというような立ち位置ではなかったため、その責任の重さもありました。

どんな仕事でもそうですが、人と関わり合いなが仕事を進めていくうえで、上手くいかない部分や面倒な部分は沢山あると思います。

一筋縄ではいかない部分も多い世の中ですが、上手く付き合いながら、信頼関係を上手に築き上げていきたい次第です。

今いる職場環境で少しでも人間関係を円滑にするための対策
会社で働きやすいと思えるか、そうでないかは、関わる人間関係によって大きく左右される部分があると思っています。 苦手な人と関わる...
 

Thanks for reading !
この記事が面白かった、役に立ったと思ったら
シェアしてくださると、非常に嬉しいです*

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です