《営業事務の経験談》データ入力、受発注管理において大事なこと

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営業事務の仕事で、最も気を遣わなければならないのは、商品をミスなく、正確に手配することです。

売上に反映される部分があるので、ちょっとした打ち間違い、手違いだけでも、売上が変わってきてしまったり、会社の利益や損失にも関わってくるので、それだけ仕事に大きな支障をきたすことになってしまいます。

どんな仕事でもそうかもしれませんが、決して、ミスが許されないという部分はあります。

こうした事務の仕事で、ミスをしないためにも心掛けていたことも、別の記事でご紹介いたします。
合わせて参考にしていただければ幸いです。

 

営業事務での経験談

商品の受発注管理において、発注数とか、納品先の間違いとか。

例えば、発注単位を1桁間違えただけでも大変なことになりかねません。

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商品を発注する際にも、メーカーによって締め時間が決まっているので、できるだけ早い出荷をする必要があります。

特に注文の多い時期なんかは、時間との勝負な部分もあり、常に時間に追われるような仕事です。

そこで完璧にこなせたら、誰も苦労はしません。

しかし、こういう場合は、どうするの?という判断を常に問われます。

立ち止まって考えている暇もないくらい、次から次へと発注は来るし、作業量は多いし、周囲も忙しそうだから、これは聞いて良い内容なのか、それとも自分で考えれば解決できる問題なのか、とか、悩んでしまうことも多いです。

まずは、それを見極める必要があったり、様々な局面で、壁にぶちあたる訳で、常に神経使うような仕事ではあります。

確認が不可欠

営業事務の仕事内容について、もう少し掘り下げていくと、そもそも、必要事項を入力する際にも、会社によってフォーマットが違うので、視覚的にもチェックする項目が違ってくるし、自分の型に、はめられない感はありました。

作業に取り掛かる前に、紙に書いてある事項の隅々にまで目を通さないと、見落としていた事項があったりして、それが反映されていないと、こちらのせいになってしまいます。

納期が書いていないから最短で手配したら明日には欲しいと言ってくるお客様がいたり、そこで話がまとまれば良いのですが、うるさく言ってくるお客さんの場合だと、些細なことがクレームにもなりかねません。

他にも、たとえば、色番が抜けていないかなど、必要事項に不備がないかチェックしなきゃいけない部分もあったりとかして、とにかく、確認が不可欠です。

相手にも確認することの大切さ

FAXで、手書きで書いてある注文書も多いので、字が汚くて、なんて書いてあるのか読めない!と感じる部分もありましたし、そもそも文字が潰れていたり、数量、本当にこれで合っている?と疑問を抱くこともありました。

だからこそ、少しでも疑問に思うことがあったら、確認するようにしていました。

まずは、お互いの考えの行き違いをなくすところから始まっています。

失敗したら当然、営業さんからも怒られるし、お客様にも迷惑掛けることになります。

たとえ、相手にしつこいと思われても、逐一、「これってこういうことですか?」とか、「念のための確認なんですが……」と、ワンクッションを置いて、何度も確認することを意識していました。

あらかじめ聞かないといけない事項を、自分なりに把握しておく、というのも、スムーズに仕事を進めるためのコツだと思います。

ミスが許されない

ミスを起こしてしまうと、信頼を失ってしまったり、その金額が大きければ大きいほど、会社としても損失が大きく出てしまいます。

うっかり間違ってしまっても、簡単に取消しをすることができればなんの問題もないのですが、それに気付かないでいると、後々、面倒なことになってしまうので、ミスを未然に防ぐということが大事になってきます。

これくらいで大丈夫だろう~なんていう気持ちで気楽にやっていると、本当に、後から大変なことになりかねません。

自分にとっても、余計に大変な思いをすることになります。

大体、ミスが発覚してしまうのは後日になってからのことなので、それが発覚すると、その分、無駄な作業も増えて、普通だったら、やらなくていい作業までやるはめになってしまいます。

結果的に時間の無駄にもなってきてしまいますし、後から修正を入れる方が何倍も煩わしいです。

そのためにも、相手にも念押しして確認するように心掛けていました。

緊張感を持って仕事をする

決して、仕事に緊張感を持っていない訳ではないと思います。

それでも、より、神経を研ぎ澄ましてさえいれば、自然と仕事でミスすることもなくなってきます。

特に、発注量が重なると、優先順位をつけて、この時間までに終わらせなきゃ!という思考になります。

そういう時こそ、自然と集中力は増しているので、1つひとつの発注作業に掛ける時間は少なくても、意外と間違いを起こしていないケースも多いです。

ある程度の緊張感を持って、仕事に臨むことって、大切な気がします。

環境面として、周りの物凄く速いスピードで打つタイピング音が気になってしまう部分もあります。

それに気を取られて、自分も焦ってしまうことは、不本意ながらあります。

それでいて、周りの先輩方は間違うことなく、正確に入力作業を行なっているので、自分が速く打てないことにモヤモヤを抱え、ストレスに感じてしまう部分はありました。

しかし、スピードは後から着いてくるものなので、まずは確実に、タイピングできることの方が重要な気がします。

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仕事でのミスは立て続けに起こりがち

それでも、ミスをする時は、立て続けに引き起こしてしまうことも多いです。

何度、もうこれ以上はミスをしない!と反省していても、調子が悪い時は、どうしても立て続けにミスを起こしがちです。

1つミスが発覚したと思ったら、こっちでもミスをしていた……。

何度もチェックしているにも関わらず、知らず知らずのうちにミスを繰り返してしまう。

そんな時は落ち込むし、もう、本当にやりたくない……。そんな思考にさえ陥ってしまいます。

事務の仕事でミスをしないために気を付けていたこと
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