事務の仕事でミスをしないために気を付けていたこと

desk

会社として、管理部門の存在は必要不可欠ですが、その役割のひとつに確実に、間違うことなくデータを入力するということが要求されます。

それでいて、スピード重視な部分も往々にしてあります。

事務なんて、単純な作業、ラク、誰にでもできる。

そう言われている部分もありますが、実は奥が深い仕事だと思っています。

日々、ミスをしないように闘っている部分も多く、その注意点、取り組み方について述べていきたいと思います。

 

間違いを起こさないために大切なこと

私は毎日、PC上で、商品の受発注管理を行なっていたのですが、入力作業の中で、あってはならない文字や数字の打ち間違い、確認の漏れ、重複、等々。

自分でも考えられないようなミスを引き起こしてしまう時もありました。

当たり前かもしれませんが、決して、間違いを起こそうとしてやっている訳ではないのです。

それでも、ミスをしたら上司から叱られるし、事務仕事なんて、正確にやってこそ、当たり前です。

直接、感謝されることも少なければ、それでいて、ミスは絶対に許されることではないので、時に、それがプレッシャーにもなります。

事務職において、なにより大切だと感じたことは、確認をすること

事務というよりも、仕事において、共通することだとは思います。

初めの頃は、絶対にそんなミスはしない!と思っていました。

事前にしっかりチェックすればいい話だし、間違うはずがない、と。

大丈夫だと、安易に自分を過信していた部分もありました。

しかし、思っていたほど単純なことではなくて、きちんと内容を理解していないと務まらない部分もあります。

時に、思わぬところでミスをしていたりします。

後からミスが発覚して、自分で見返してみても、何故こんな間違いをしたのか、理解できない時もあります。

これはこうかな?とか、注意して気に掛けている分にはまだ良いのですが、なんの違和感もなく、流してしまっている案件に限って間違ってしまっている時があるので、本当に油断はできないです。

どんなに、出来た!と思っていても、思わぬところでミスが発覚します。

それが積み重なると、たとえ不備はなく、内容は合っていたとしても、どこか間違っているんじゃないか……と不安になったり、それが気掛かりで、ストレスになったりすることもあります。

少し長くなってしまったので、実務については、こちらの記事にまとめました。

《営業事務の経験談》データ入力、受発注管理において大事なこと
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ミスを防ぐための具体的な対策

ミスを防ぐための対策としては、まず、大前提としてデスクを広く使えるように保っておくことが大切です。

特に書類が多いと、それだけで大事な書類、必要な書類さえも他の書類の中に紛れてしまいます。

きちんと種類別に分けて、クリップで留めておいたり、クリアファイルを活用することが大事です。

仕事が出来る人のデスクは、きちんと整理整頓がされていて綺麗です。

私がデータ入力をする際に気を付けていたのは、確実にチェックを入れることです。

間違っていないかどうか、必要事項を、ひとつひとつ確認して、ペンでチェックを入れたり、色の着いたマーカーでもチェックする。

当たり前のことと言えば、当たり前のことです。

細心の注意を払うのは勿論ですが、改めて、

・二重チェックをする。

・自分以外の人にチェックして貰う

・時間を置いてから、再度見直す。

とりあえず、一にも二にも、確認するということです。

きっと、こんなことは皆さんが日常的に実践していることばかりだと思いますが、他に方法はない気がします。

というか、人間である以上、間違えることは誰にでもあるので、大事なのは、心の持ち方なのかな、とも思います。

同じ職場で、何年も働いている先輩を間近で見ていても、そう感じる部分はありました。

滅多にミスすらしない先輩でしたが、たまーに間違えた際にも、すごく肝が据わっていた印象で、動じることなく、…はあ。といった感じで、堂々としていました。

ある意味、開き直る部分も大事なのだと考えさせられました。

確認したにも関わらず、ミスを引き起こすことだって十分にあり得ます。

ただ、それをいつまで引きずっていても仕方はないので、それでもやっていく根性も必要なのだと思います。

気分転換を図ることも大事

そもそも、同じ作業をやり続ける、ということに対して、私は、どうしても無理な部分がありました。

8時間拘束されているっていうだけでも長いし、集中力も途切れるし、ずっと同じ作業をしていたら、頭が回らなくなる、思考回路も停止してしまいます。

目が痛くなったり、肩や腰が痛くなったり、身体にも負担が掛かってくるので、ストレスが溜まります。

そこで有効的なのは、席を外すということです。

物理的に身体を動かすことによって、良い気分転換にはなります。

そして、休憩をしっかりと取るということも大事です。

業務時間中は、ずっとデスクに張り付いていたり、お昼休みの時間も、ろくに休憩もせずに作業をしている先輩もいましたが、そんな先輩は、一段と作業が遅く、非常に、効率的とは言い難いものでした。

ずっと同じ作業をしていると、どうしても視野が狭くなって、思考が偏りがちです。

適度なメリハリ感を持って仕事に臨むということは、大変、有効的だと思います。

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気分転換したあと、もう一度、内容を確認してみるとか、ある程度の業務が一段落したあとで、再度見直してみるとか。
常に確認を意識することで、ミスをしていたら発見しやすくもなります。

集中力を持続するには

根本的に、淡々と作業を進めていける人でないと厳しい部分はあると感じています。

私は、周りから見ると、凄く「淡々としている」と言われることが多く、一見、事務職に向いているようにも感じますが、
実際は、まあ頑張れば黙って集中はできますが、得意ではないといったほうが正しいかもしれません。

なぜなら、それが自分にとって、すごくストレスが溜まるから。

元々自分から積極的に話す方でもないですし、得意な方でもありません。

でも、仕事をするうえで、まったく言葉を発しないで、淡々と作業を進めていく方がいいのか?と言われれば、それは決してYESではありません。

だから、電話応対で、社内の電話を取るのは、気分転換になっている部分もありました。

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問い合わせを受けた時には、今度は、それをどこに聞いたらいいのか分からない部分もあり、その大変さはありましたが。

仕事において、伝達能力が求められる部分もあります。

私の場合は、事務作業をすること自体が、仕事内容的にも向いていないなと思うことが多くて、
ミスをすることによってマイナスになることはあっても、それが決してプラスになることはないと感じてしまう部分が多く、私にとっては、辞めたい要因のひとつでした。

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自分にとっての長所を伸ばす

最終的に思うのは、自分に向いていること、できることを伸ばしていくことの方が、よっぽど自分のためにも良くて、簡単だということです。

どうしても、苦手を克服しようとしたり、困難な壁にぶち当たるたびに、これは乗り越えなければならない壁だ……!と思い込んで、やらなきゃいけない!そう思い込んで、抱えこんで、自分自身が苦しくなって、ストレスが溜まることもあったのですが、最終的に、できる人がやればいいだけの話で、自分にとっては難しい、不得意なことでも、誰かにとっては全く苦にならなかったり、長時間やっていても疲れにくい、むしろ得意としている人は、この世の中にいます。

逆に、他人には当たり前のようにできないことが、自分にとっての強みなのかもしれません。

それが簡単に見つかったら誰も苦労なんてしませんし、悩む人もいなくなると思います。

自分にとって、向いていることを探していきたい次第です。

 

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