商社で働く営業事務の仕事内容、大変なこと、やりがい、適性について

事務

事務職にも様々な種類があると思いますが、その中でも、私が従事していたのは「営業事務」でした。

会社によっては、営業アシスタントと呼ばれていることも多いですが、外回りをしている営業を社内でサポートするのが主な仕事です。

営業事務と呼ばれている職種は、営業活動をすることはなく、基本的にデスクワークです。

商社で働く営業事務の仕事内容は、果たしてどんな感じなのか?

自身の経験をもとに、詳しく説明していきたいと思います。

 

営業事務の仕事内容

私が勤めていた商社の仕事内容としては、受発注管理電話応対がメインです。

電話やメールによる注文もありましたが、アナログな会社だったので、FAXによる注文が圧倒的に多かったです。

得意先の会社によって、それぞれ違う形式で注文書が流れてくるので、それをPC上にある社内の専用システムに入力し、商品を発注するのが主な仕事です。

それに加えて、電話応対、営業さんとのやりとりも発生してきます。

場合によっては見積書を作成したり、資料を作成することもあります。

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発注を終えたあと、そこで終わればいいのですが、今度はそれを得意先であるお客様の元へ返信しなければなりません。

この連絡があまりにも遅れると、信用問題に関わることもあります。

そのため、事務処理能力のスピードも求められます。

正確な作業をすることは、大前提です。

商社は、とにかく取り扱う商品が幅広く、その都度、戸惑うことも多いので、本当に奥が深い仕事です。

商社の大変なところ

商社は、仕入先であるメーカーから商品を卸し、得意先であるお客様に商品を売っています。

人と人とを繋ぐ仕事と言えば、聞こえは良いかもしれませんが、裏を返すと、板挟み状態です。

また、営業さんのサポートと、お客様の対応といった意味でも、常に板挟みです。

私が実際に経験して分かったのは、上手く立ち回ることを要求されます。

それぞれの状況を聞き取って、相手に伝えなければなりません。

自分が把握できていないことをそのまま相手に伝えたところで、相手に伝わるはずもないので、まず自分が理解しなければなりません。

特に私たちは、品番だけとか、画面上でしか商品を知らないので、なんのことを言っているのかすら分からない時もあり、その大変さはありました。

専門的なことを聞かれても、分かる訳ないので、そんなこと、知らねーよ。って心の中で叫んだことは、しょっちゅうあります。

(正直、お客様とメーカーが直接やりとりしてくれれば、私が入る必要がなくて、楽なのに。って、何度思ったことか。

でも、企業と企業の間に入っているのが私たちの役割なので、そう簡単にはいきません。)

どうしたらいいのか分からない時もあり、こういう時、機転を利かせて、スムーズに連絡を取ったり、対処していく能力を問われる気がします。

仕事のやりがい

データ入力など、物事をキッチリこなすことにやりがいを感じる方もいると思います。

また、膨大な量の仕事を、ミスなく、さばくことに達成感を感じるかもしれません。

お客様と電話でやりとりをすることも多いので、私の場合は、電話を掛けるたびに「藤井さん?」と毎回、名指しで呼んでくださること、「ありがとう」と毎回、言ってくださることが、素直に嬉しかったです。

正直、そんなお客様ばかりではないので、しみじみ、このお客様は優しいなあ……と、有難い気持ちになってしまいます。

当然、得意先には、色んなお客様がいます。

ちょっとしたことでもうるさく言ってくる細かいお客様もいれば、逆に、結構適当なお客様は、言ってることが二転三転します(もう、どっちだよ!って突っ込みたくなります)

また、無駄に話が長いお客様とかもいます(……いや、親しみやすくていいんですけど)

時には、世間話を振られることもありますし、何度かやりとりをしていると、ちょっとミスをしてしまった時も、いいよーって快く受け入れてくれる時があります。

本来なら、ミスは起こさないのがベストなのですが、日頃から、お客様やメーカーの方たちと仲良くなることで、多少の融通は利いて貰えるようにもなります。

適性について

まずは、デスク上での仕事になってくるので、それが苦にならないこと。

データ入力作業を確実にこなせる人、電話応対等、臨機応変に対応できる人が向いていると思います。

あと、営業のサポートなので、きめ細やかに気を配れる方、間に立って、物事を調整することが好きな方には向いていると思います。

普段から営業さんともコミュニケーションを取って、信頼関係を築きあげておくことが大切な気がします。

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